Werkkostenregeling

Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (WKR). Door deze regeling kunt u maximaal 1,5% (2013) van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW!) voor uw werknemers. U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Gezien het feit dat deze nieuwe regeling een overgangsregeling heeft tot 1 januari 2014, is het bij de meeste ondernemers met personeel voordeliger om de oude regeling tot 1 januari 2014 toe te passen. Vanaf 1 januari 2014 bent u echter verplicht over te stappen naar deze werkkostenregeling.

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. Want in bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor verstrekken of vergoeden, dan is dit belast.

Gerichte vrijstellingen (*) en nihil-waarderingen (**)
Voor een aantal vergoedingen voor zakelijk gebruik geldt een gerichte vrijstelling (*) of een nihil-waardering (**) . Deze gaan niet ten koste van uw forfaitaire ruimte. Verderop in deze mailing behandelen wij deze vrijstellingen. Hierbij worden dan de in de praktijk meest gebruikelijke (doch echter niet alle) kosten aangegeven.

Aanpassen arbeidsvoorwaarden
U heeft tot januari 2014 de tijd om uw arbeidsvoorwaarden, uw financiële administratie en salarisverwerking aan te passen zodat u niet (onverwacht) boven de forfaitaire ruimte uitkomt. U moet hierbij onder andere denken aan het aanpassen of herbenoemen van de (vaak vaste) onkostenvergoeding aan uw werknemer en de juiste verwerking in het grootboek van de diverse kosten.

Voordelen van werkkostenregeling
U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken. U hoeft geen rekening te houden met de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.

Vragen over de werkkostenregeling
Heeft u vragen over de werkkostenregeling, belt of mailt u ons dan gerust hierover. Wij zullen aan de hand van uw jaarcijfers 2012 deze nieuwe regeling gaan beoordelen en met u bespreken wat de gevolgen voor u als werkgever zijn door toepassing van deze regeling. Op basis van die bespreking kunnen – waar nodig – dan de diverse zaken worden aangepast qua arbeidsovereenkomsten, inrichting administratie en salarisadministratie.

(*) Gerichte vrijstellingen:
Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen ‘gerichte vrijstellingen’. Voor deze gerichte vrijstellingen gelden dezelfde voorwaarden als voor de vrijstellingen onder de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste kostenvergoeding geven.

Gerichte vrijstellingen en vaste kostenvergoedingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte, voor zover ze binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte of als loon van de werknemer belasten.

Als u kiest voor het belasten als loon bij de werknemer, geeft u dus eigenlijk 2 vergoedingen:

een vergoeding tot het normbedrag van de gerichte vrijstelling;
een vergoeding die u tot het loon van de werknemer rekent.
Als u niets tot het loon van de werknemer rekent, gaat het bovenmatige deel ten koste van de vrije ruimte. Komt u boven de vrije ruimte, dan betaalt u voornoemde 80% eindheffing.

Welke gerichte vrijstellingen zijn er?
De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor:

vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met openbaar vervoer, vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer;
kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen;
cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Hieronder vallen ook de inschrijving in een beroepsregister en outplacement;
studie- en opleidingskosten met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen;
verhuiskosten.
**) Nihil-waarderingen:
Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihil-waardering:

ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
Arbovoorzieningen;
consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
de volgende ter beschikking gestelde werkkleding: kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls, werkkleding die op het werk achterblijft, alsmede werkkleding die per kledingstuk is voorzien van 1 of meer duidelijk zichtbare – aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden – beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm2;
de renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt (ook binnen cafetariaregelingen);
de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting;
ter beschikking gestelde mobiele telefoon of Smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is;
ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook ergens anders dan op de werkplek kan gebruiken, als het zakelijke gebruik 90% of meer is;
ter beschikking gesteld OV-abonnement en voordeel-urenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;
de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihil-waardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.

FlexAccount B.V.
December 2012